دانش به اشتراک گذاری توسعه سیستم درسازمانهای دولتی نیویورک

 

به اشتراک گذاری دانش بین بخشهای یک سازمان یک هدف مهم درعین حال دشوار برای هر موسسه است .این مورد گزارشی برروی توسعه یک سیستم است که به اشتراک گذاری دانش درسراسربخش وسطوح دولت دریک سازمان دولتی در نیویورک را توسعه میدهد.این موردبرروی جنبه های مدیریت پروژه تمرکز دارد،ودرموردابزارومدلهای مورد استفاده برای کمک به توسعه و تکامل این پروژه از برنامه داخل بخش به یک سیستم سازمانی گسترده فراگیرتر مباحثه می کند.

پیشینه سازمانی

سازمانهای دولتی در تمام سطوح تحت فشار فزاینده ای برای ارائه خدمات بهتر برای اجزای خودهستند.تمرکز این مورد با بخش امور جامعه فنی (MA ) دفتر حسابرسی دولت (OSC )،که مسئول نظارت بر امورمالی بیش از ۱۰۰۰۰ نهادهای محلی دولت نیویورک است ،آغاز میشود.(MA) شروع به دربرگیری یک رویکرد سرویس گرابر اساس چشم اندازجدیدی کرد که مشوق تغییرات مثبت با ارائه آموزش وخدمات برای دولتهای محلی بود.به منظور طراحی وارائه آموزش و خدمات موثربرای سهامداران خود و اینکه بداند چه آموزش و خدماتی چگونه و در چه زمانی موردنیاز هستندو چه کسانی مشتریان موردنظر هستند.

تنظیم صحنه

 با وجود اهمیت استراتژیک اطلاعات در MA ، اطلاعات مورد نیاز برای حمایت اجرای این دیدگاه  جدید به  آسانی در دسترس

نبود.اطلاعات ناقص بود ودر فرمتهای گوناگونی ذخیره شده بود،در محیطهای گوناگون مانند اطلاعات شخصی ،کابینت فایل ،ذهن

کارمند و زمانی  که به اطلاعات خاص نیازبود کاربران دچارمشکلات فراوانی می شدند. پراکندگی اطلاعات در سراسر رایانه های شخصی مشکلات تمامیت داده ها وبه اشتراک گذاری اطلاعات را ایجادکرد. به روزرسانی و حفظ اطلاعات ذخیره شده در سیستم مشکل بود. علاوه براین ،تماس شخصی وغیررسمی بین کارکنان MA و دولتهای محلی به طورسنتی به عنوان وسیله ارجح ارتباطات در نظرگرفته شده بود.بهمین خاطر دانش بسیاری وجودداشت که میتوانست برای ارزیابی سیاستها و برنامه های ایالتی، تعیین انتخاب خدمات به دولتهای محلی وبسیاری موارددیگرارزشمندباشداماهیچ مکانیزمی برای در دسترس کردن این دانش به رهبری MA وهمچنین برنامه وسیاست تصمیم گیرندگان وجودنداشت.

شرح مورد

به منظور مقابله با چالشهای ناشی از کیفیت پایین اطلاعات وآرایش سازمانی غیر متمرکز،MA در ژوئن ۲۰۰۰ قراردادی با یک شرکت  توسعه نرم افزار آلبانیایی برای شروع ساخت سیستم MACROS بست .پس از یک سال تلاش اولین خدمات را به کاربران در ژوئن ۲۰۰۱ ارائه دادو ۱۸ ماه بعد روی دسکتاپ ۵۰۰ نفراز ۲۰۰۰ کارمندOSC  قرارگرفت .سیستم MACROS یک برنامه مبتنی بر یادداشت – لوتوس طراحی شده توسط Inter Trac است .این سیستم از پایگاه داده ها یادداشت با قابلیت گزارش تشکیل شده است .این پایگاه داده ها ،در یک سیستم واحد که به عنوان یک ابزارچند منظوره برای مدیریت مخاطبین ،اسناد،مکاتبات ،پروژه ها،جریان کار و پایگاه دانش عمل میکند ترکیب شده است . این ویژگی کارکنان را قادر به انتشار هدفمند وانبوه اطلاعات به دولتهای محلی ،پیگیری تاریخ ارتباطات با دولتهای محلی ،بازیابی به موقع و دقیق اطلاعات به منظور ارائه خدمات سازگار به شهرداریها و … می  کرد.

برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل

برنامه ریزی و تجزیه تحلیل سیستم یک ابتکار تحت رهبری کاربربود .تعداد کمی از کاربران کلیدی در سازمان متوجه مشکلی بودند که ” دست چپ با دست راست صحبت نمی کند” اگرچه چندین کارمند از ابعاد مختلف مسئله آگاه بودند،اما هر فرد درک

متفاوتی ازماهیت ،مقیاس وضرورت مشکل وراه حلهای ممکن داشت .برای موفق بودن باید فراتراز شناسایی مشکل اولیه رفت وبادرک کامل موقعیت تفسیر به اشتراک گذاشته از اهداف را توسعه داد.

درسال ۱۹۹۸ یک درک مشترک  از طریق یک سری از فعالیتهای تجزیه وتحلیل کسب و کار با بهره گیری از CTG  به دست آمد. CTG مرکزتحقیقات کاربردی بود که ماموریتش کاربادولت برای توسعه استراتژی اطلاعاتی و پرورش نوآوری و بهبود کیفیت وخدمات عمومی از طریق تحقیقات کاربردی و مشارکت پروژه در سیاست و مسائل فناوری درزمینه استفاده از اطلاعات در بخش عمومی بود.بنابراین مشارکتCTG نماداعتباربرای مفهوم MACROS شد.

آشنا کردن کارکنان MA/OSCبا دسترسی ریموت /دسکتاپ  برای به روزرسانی اطلاعات الکترونیکی  اجازه میداد تا کارکنان موارد زیررا انجام دهند:

  • انتشار اطلاعات هدفمند وانبوه به دولتهای محلی
  • ارزیابی نیاز به ارائه خدمات به دولتهای محلی
  • مخاطبین اسناد بین کارکنان MA/OSC و دولت خاص محلی
  • توسعه و حفظ یک لیست مخاطب

تا:

  • دولتهای محلی اطلاعات مفیدارائه شده را ازطریق OSC  دریافت کنند
  • کارکنان ارزیابی ریسک راتعیین کنندو…

تیم MACROS با کاربران هشت دفترنقشه برداری جریان اطلاعات ،نقاط تصمیم گیری وقوانین کسب وکار روندکمکهای فنی فرایندکسب و کار بیشتری راتجزیه وتحلیل کرد.

باتوجه به اینکه تعدادزیادی ازتماس جهت کمکهای فنی بودوازنظرماهیت متفاوت یودندپیشنهادشد که تنها کمک های فنی مهم در سیستم اطلاعات نگهداری شوند.

پیاده سازی

با وجودیکسری مقاومتها و نگرانیها انجام پروژه متوقف نشد.بعد از اینکه پروژه MACROS درروندآژانس IRM شکست خورد ،مدیریت ارشد MA مصمم به تامین بودجه این پروژه بااستفاده ازبودجه وپرسنل خودMA شد.درنهایت MA اجازه اجرای این پروژه را تحت شرایطی از دفتر معاون اول حسابرسی در OSC به دست آورد.  ازطریق گفت وگو،ارائه، کپی های موردکسب وکار ،همکاران خودرا متقاعدکرده بودندکه مفهوم پیشنهادی MACROS مدیریت اطلاعات را معرفی می کند وازراه حل های عمومی باپتانسیل برای حل مشکلات اطلاعاتی آژانس استفاده می کند.

به جای تمرکز بر مفهوم کمکهای فنی ،تیم MACROS چرخه جایگزین پیاده سازی را فرموله کرد. بنابراین آنها تصمیم گرفتند ازاطلاعات تماس با مشتری شروع کنندوسپس به تدریج اجزای دیگر مانند مدیریت اسناد،مکاتبات و کمکهای فنی را معرفی کنند

و درنهایت بخش MA یک واحدIT برای ادامه درخواست برای منابع فناوری لازم برای توسعه سیستم ایجادکرد ویک مدیرCIO منصوب کرد.تعدادی از کسانی که به تیم پیوستندبه عنوان کاربران اطلاعاتی به اعضای تیم توسعه تبدیل شدند. این انتقال تیم MA را قادربه حفظ ارتباطات قوی باکاربران برای همکاری نزدیک با آنها در طول پیاده سازی کرد و نظراتشان به داخل قوانین کسب وکار سیستم اطلاعات ازطریق فرایندهای تکراری گنجانیده شد.

پذیرش سازمانی وبسط تابعی MACROS

از سال ۲۰۰۰ تا ۲۰۰۲ ،MAسیستم MACROSرا به عنوان یک ابزار برای به اشتراک گذاشتن دانش ساخت واجراکرد.در طی این فرایند ،دوچرخه مهمتر از برنامه ریزی ،تجزیه وتحلیل وپیاده سازی بود اتفاق افتاد که عبارت بودند از گسترش MACROSبه بخشهای دیگر و دیگری ادغام سیستم گردش کارخودکار وسیستم مدیریت زمان

چرخه جدید برنامه ریزی به شرکت کنندگان کمک میکرد که نشان دهد MACROS تنها یک ابزاربرای MA نیست بلکه نشان دهنده استفاده از اطلاعات مشترک است.سپس بخش نرم افزار Inter Trac را برای مفهوم MACROS خریداری کرد که میتوانست خودکاربودن ویژگیهای گردش کارموردنیازازسازمان را تامین کند.

درزمستان ۲۰۰۲ پس از یک سال تست آزمایشی دریک دفتر منطقه ای ،تیم MA شروع به شکل دادن به جزکمکهای فنی MACROS کرد. درنتیجه به اشتراک گذاری دانش بعدها به عنوان یک روش برای اجرا از طریق سیستم اطلاعات رسمی شد.

تاثیرها و موفقیت ها

  • ارائه اطلاعات قابل دسترس بیشترودقیق در مورد مشتریان
  • صرفه جویی به میزان ۱۰۰۰۰۰ دلاردرهرسال درهزینه پست
  • کاهش ۲۰ درصدی زمان پاسخ گویی
  • دریافت جایزه بهترین اقدام پیاده سازی از انجمن ایالتی نیویورک
  • ایجادشیوه جدیدفکرکردن درمورداستفاده از اطلاعات و فن اوری درسازمان
  • ایجاد یک مدل یکپارچه شرکت در سیستمها و فرایندهای کسب وکار
  • ایجادشبکه های رسمی وغیررسمی به اشتراک گذاری دانش برای تسهیل شیوه های به اشتراک گذاری درخارج سیستم اطلاعات
  • توسعه شبکه های حرفه ای رسمی
  • نهادینه شدن به اشتراک گذاری دانش در کل سازمان

چالشهای فعلی/مشکلات پیش روی سازمان

توسعه MACROS نیاز به چند تغییرات ساختاری داشت .مهمترین عامل درتضادهای بین تخصیص منابع IT  سنتی متمرکزونیازهای کسب وکارغیرمتمرکزدخیل بود.

بی اعتمادی دردرون بخش MA به دلیل به اشتراک گذاری اطلاعات عملکردهای تاریخی ،تغییرات پرسنل و درگیریهای شخصی

وجودداشت.

یکی دیگرازچالشها مربوط به تعاریف و شیوه های مختلف اعمال شده توسط دفاتر مختلف بود.

ایجادمکانیسم وشیوه های به اشتراک گذاری دانش یک کارچالش برانگیزتروفراگیرترازایجادیک پایگاه دانش ساده است

برخی از بخش ها هنوز هم از نظراتخاذ عملکرد MACROS بسیار محافظه کارانه عمل میکردند

در نهایت ،تلاطم سیاسی را نمی توان نادیده گرفت .توسعه MACROS اشکاراست که با ابهامات و فرصتهای جدید در حال ظهور ادامه دارد.ودرطول این توسعه ،رهبرپروژه وتیم باید آگاه باشند که با وجود پیشرفتهای اولیه ،ادامه پیشرفت را می توان با موانع مرتبط و انعطاف پذیر تعدیل کرد مانندآنهایی که در ساختار و فرهنگ سازمانی جای داده شده اند. علاوه بر این ،آنها باید برای مقابله با مشکلات در حال ظهور مانند :نوسانات سیاسی ،منابع در حال تغییر ،کاهش بودجه و افزایش انتظار آماده باشند.

تلاطمات تغییر یک چالش وفرصت را برای رهبر پروژه MACROS و مدیریت ارشدکل سازمان باقی می گذارد.

گردآوری و ترجمه: خانم مریم موسویون دانشجوی کارشناسی ارشد فناوری اطلاعات

درباره نویسنده

امیررضا اسدی کارشناس ارشد مدیریت فناوری اطلاعات هستم.

نوشته‌های مرتبط

لطفا دیدگاه خود را ثبت کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *