مقدمه:
نمونه کیس مورد مطالعه در رابطه با چالشهایی است که در یک موسسه آموزشی در رابطه با پروژه‌های فناوری اطلاعات وجود دارد و در واقع بیان میکند که چطور در این موسسه مشکلاتی در پیاده سازی یک طرح وجود داشته و نهایتا چگونه و با استفاده از چه راهکارهایی هزینه‌های ایجاد شده در این زمینه را کاهش میدهند.
لازم به ذکر است مطلب تهیه شده خلاصه ای از نمونه کیس مورد مطالعه و سایر مواردی است که به صورت موردی در رابطه با مطلب فوق گرد آوری شده است.
خلاصه مطلب:
هرچند برنامه ریزی معمولا از تمام تلاش‌های توسعه فن آوری اطلاعت پیشی میگیرد، ۸۰ درصد سیستمهای جدید بعد از زمان مقرر و فراتر از بودجه مقرر به پایان می‌رسند. این مطالعه موردی، یک گزارش در مورد یک ابتکار عمل برای برنامه ریزی و پردازش متمرکز یک مجموعه برنامه کاربردی برای یک سری موسسات آموزش عالی بریتانیایی و با هدف همسان سازی نیازمندی‌ها فراهم میکند.
اینگونه استدلال می‌شود که به دلیل اینکه سیستم‌ها در سازمان‌ها به طور عمیق نهادینه شده اند، واحتمالا نمی‌توان پیش بینی و به دنبال آن برای ناپیوستگی‌های محیطی برنامه ریزی دقیقی داشت، باید ازراه حل‌های با ریسک بالا و big-bang ای برای سیستمهای فن آوری اطلاعات جلوگیری کرد.
بیشینه موسسه:
دانشگاه Isambard واقع در لبه غربی لندن میباشد که در سال ۱۹۶۶ مجوز فعالیت خود را دریافت کرده است و از آن به بعد شهرت فراوانی در تعلیم و کارهای تحقیقاتی در زمینه علم و فن آوری تخصصی پیدا کرد.این دانشگاه یک ارتباط قوی با بخش عمومی و سازمانهای تخصصی در زمینه پروژه‌های تحقیقاتی از طریق کارشناسان خبره ایجاد نموده بود.این موسسه از طریق ایجاد قرارداد پژهشی با سایر مراکز درآمد زایی مینمود. این موسسه در سال ۱۹۹۰ تغییرات چشم گیری را تجربه نمود.
دولت از مسئول سازمان دعوت نمود تا توضیح در مورد اهداف آموزش عالی سازمان خود را بیان نمایند. و در این حوزه دولت تصویر روشنی از میزان بودجه تخصیص داده شده در رابطه با پروژه‌های تحقیقاتی و پژوهشی بیان نمود. انها در کل در فکر ادغام و تغییر وضعیت سازمان آموزش پرورش و ایجاد دفاتر جدید در حوزه صنعت و تجارت بودند.
استراتژی دانشگاه در جهت ادغام و ایجاد ارتباط قوی با سایر موسسات میباشد.و این زمانی محقق شد که این موسسه با West London Institute با هم یکی شدند. و در سال ۱۹۹۵ این اتفاق افتاد و ادارات جدید تاسیس شد.
همچنین در این رابطه افزایش رقابت در تخصیص بودجه تحقیقاتی وجود داشت.طبق تغییرات ایجاد شده درشورای بودجه بندی تاکید بر گزینش بهتر در استفاده از بودجه و کیفیت تحقیقات بود.به همین دلایل موسسه Isambard یک تجربه در ترتیب بودجه بندی را داشت و مجبور شد برای جبران کمبود بودجه مرکزی یک بودجه خارجی از طریق HEFCE پیدا کند. در حالی که در گذشته تنها با دو مرکز بودجه رو به رو بود ولی اکنون باید موارد زیر را هم در نظر میگرفت:
- بودجه مرکزی از HEFCE بر مبنای یکسری از دارایی‌ها.
- بودجه پروژه از مرکز پژوهش‌ها UK.
- قراردادهای تحقیقاتی برای صنعت و تجارت
- درآمد ناشی از کنفرانس‌ها
- دریافت بودجه از اتحادیه اروپا و سازمانهای دیگر.
- درآمد ناشی از دانشجویان خارجی.
طبق موارد فوق این بودجه فراتر از مقدار بودجه ای بود که این موسسه جهت طرحهای تحقیقاتی و پژوهشی خود تخصیص داده بود.
سیستمهای اطلاعاتی نقش بسیار مهمی در این دانشگاه ایجاد میکرد به طوری با استفاده از سیستمهای استقرار یافته و از طریق نقاط اتصال مهم، اطلاعات لازم و همچنین ارتباطات در زمینه صنعت و تجارت صورت میگرفت.
با توجه به اهمیت استفاده از فناوری در سازمان و همچنین مشکلاتی که در زمینه اجرا و پیاده سازی آن در زمینه ارتباط کاربران و نحوه استفاده از اطلاعات وجود داشت یک سری از مسائل مهم در این زمینه به شرح ذیل بیان گردید.
مسائل مهم که در ماهیت و دیتایی که در یک پروزه وجود دارد تاثیر گذار است که آن موارد شامل:
فرمت و ساختار: فرمت اطلاعات جهت استفاده درست نبود و امکان استفاده مفید و اثر بخش از اطلاعات وجود نداشت.
دسترسی: وجود دسترسی محدود موجب ایجاد محدودیت در پشتیبانی فنی داشت.
به روز بودن: اطلاعاتی که در دسترس بود به صورت محدود و به روز نبود.
مالکیت و تمامیت دیتا: عدم تمرکز دیتا موجب گردید امکان دسترسی بودن دیتای مورد نیاز در زمان مورد نظر ممکن نگردد.
تمامیت: دیتای موجود شامل تمام موارد و اقلام مورد نیاز نبود.
مدیریت و ابتکار در محاسبات اداری:
مدیریت و ابتکار در محاسبات در سال ۱۹۸۸ مطرح شد. هدف از این ابتکارو سیستم ترویج و معرفی سیستمهای پیچیده و پشتیبانی آنها بود. با توجه به پروژه تعریف شده یک تیم فنی متشکل از روسای ارشد تشکیل شد و همچنین ارتباط بین سایر موسسات و با سرپرستی یک موسسه با هم تشکیل یک شبکه اطلاعاتی را دادند.
فاز اول:
در فاز اول یک طرح جامع توسط تعدادی از دانشگاههای مهم تهیه گردید
- یک مقایسه در رابطه با طرحهای ارائه شده و تشخیص شکاف بین موارد مطرح شده انجام گردد.
چالش‌ها و مشکلاتی که در نمونه پروژه فوق در سازمان در هفت حوزه اصلی مشاهده شد به صورت تیتر وار شامل موارد زیر بود:
دانشجویان
سرمایه گذاری
کارکنان
منابع فیزیکی
تحقیقات و مشاوره
پرداخت حقوق
مدیریت اطلاعات
با توجه به مطالب ذکر شده و بررسی و مطالعه انجام گرفته، یک پروژه مشکل دار و یا ناکام، حداقل یکی از مشخصه‌های زیر را خواهد داشت:
%۵۰ -۱ به زمان برنامه ریزی شده پروژه اضافه شود.
-۲ میزان هزینه پروژه از ۳۵ % بودجه تدوین شده و مورد قبول طرفین متجاوز شود.
-۳ خریدار اصلی پروژه به دلیل حس ابهام نتیجه پروژه در آینده از ادامه آن ناخشنود شود.
-۴ فروشنده در تعهدات خود برای انجام و ادامه پروژه دچار نقص و یا کمبود باشد.
-۵ به چگونگی انجام فرایندهای کسب و کار توجه کافی نشده باشد.
-۶ مزایایی که از اجرای پروژه مورد انتظار بوده، برآورده نشود.
-۷ خروجی و نتیجه نهایی و کلی پروژه برای طرفین آن از ساختاری برنده-برنده برخوردار نباشد. دانستن تعاریف فوق ریسک شکست پروژه را کاهش خواهد داد.
در این رابطه میتوان پروژه‌ها را به سه رده تفکیک نمود:
نوع اول شامل پروژه هایی میباشد که در زمان تعیین شده و تحت بودجه مشخص به پایان رسیده اند، پروژه هایی که تمام مشخصات مورد نظر صاحبانش را براورد نموده و با موفقیت سپری شده اند.نوع دوم شامل پروژه هایی است که در طی برنامه شان دچار چالش شده اند، این پروژه‌ها گرچه اتمام یافته و به بهره برداری رسیده اند اما با کمبود بودجه و یا وقفه‌های پیش بینی نشده روبرو هستند و میزان اندکی از مشخصات مورد انتظار را برآورده می‌نماید و در نهایت نوع سوم پروزه هایی که به آنها پروژه‌های معیوب اطلاق می‌شود، پروژه هایی که در طی مسیر حیات خود بنابر دلایلی رها و یا لغو شده باشند. بنابر شواهد کنونی و بررسی پروژه‌های پیشین انتظار می‌رود که پروژه‌های بسیاری در مسیر حیات خود دچار چالش شوند که در این میان شناخت دقیق مشکلات در موفقیت هرچه بیشتر سازمان در انجام پروژه‌ها موثر خواهد بود. تعداد بسیاری از پروژه‌های شکست خورده پروژه‌های کوچک هستند یعنی پروژه هایی که تکمیل آنها ۱۲ ماه یا کمتر وقت میگیرد و ۶۰ % پروژه‌های شکست خورده در این حوزه قرارمیگیرند اکثر این پروژه‌ها از نظر زمان بندی عقب می‌افتدند.
توسعه سیستم کاربر نهایی
با توجه به این که استفاده قابل توجه از منابع، توسط EUC در بسیاری از سازمان‌ها امری رایج است اما در طی ارزیابی مشخص شد، NIST تمرکز خود را بر روی سیستمهای شرکتی معطوف داشته وچون نظارتی از جانب مدیریت اعمال نمی‌شد، این خود-پشتیبانی IS موجب شد تا سازمان منابع قابل توجهی را از تمرکز مرکزی خود و کارکرد نیروی پشتیبانی عملیات نیروگاه برق خارج سازد. لذا منابع منتسب به توسعه سیستم کاربر نهایی که بسیار زیاد و بیش از حد بوده، به طرز موثر مورد استفاده قرار نمی‌گرفت.
یکی از مسائلی که دغدغه و اهمیت ویژه ای داشت، توسعه سیستم کاربر نهایی یا سیستمی که به وسیله کاربران هدایت می‌شد، بود. چندین سیستم که توسط مهندسی توسعه یافته بود و چندین مساله که بر کیفیت این سیستم‌ها تاثیر می‌گذاشت شناسایی شدند. از جمله این مسایل مستندسازی ناکافی، منسوخ شدگی و امنیت بودند.
فقدان مستند سازی
بحث هایی که در گذشته در مورد پیشینه پژوهشی انجام شده بود منابع بسیاری را پیدا نمود که مشخص کردند که سیستمهای توسعه یافته کاربران نهایی در برابر مستندسازی آسیب پذیر می‌باشند. تقریباً طراحی و طرح تمامی سیستم هایی که توسط مهندسی توسعه یافته و یا خریداری شده بود هیچ مستندسازیی نداشت. این مشکل بزرگی است چرا که دانش و حافظه بسیار زیادی در این سیستم‌ها نگهداری میشوند که پرسنل نگهداری سیستم، به آنها دسترسی ندارند. همچنین اینکه، چرا اطلاعات به شکل خاصی در ماکروها، برنامه‌ها، گزارش‌ها، سامانه داده‌ها و مدل‌ها به شکل قابل بازیافت وجود ندارند. وقتی مهندسی جابجا یا بازنشسته می‌شود، احتمال دارد که حجم انبوهی از این دانش از بین برود چرا که مدیریت دانش کنونی مهندسی نیروی کار ایستا را پیش فرض قرار داد و برای به دست آوردن دانشی که در مغز اعضایش وجود دارد تلاش کمی مبذول میکند.
مساله اینجا است که اگر این مهندس برود، چه اتفاقی خواهد افتاد چرا که جایگزین او منبعی برای آموزش ندارد. سازمان بر این سیستم تکیه دارد و از بین رفتن آن به شدت بر سازمان اثر خواهد گذاشت. وقتی مهندسی که این سیستم را ساخته برود، مهندس جدیدی که جای او می‌آید هیچ سند و مدرکی برای یادگیری نحوه نگهداری از سیستم در اختیار ندارد و محاسبات را به روش دستی انجام می‌دهد و ریسک خطای این نوع محاسبات بسیار بالا است.
آنچه این مسایل و مشکلات را برای این سازمان و تمامی سازمانهای دیگر قابل توجه می‌نماید این است که اگر نحوه کار سیستم یا مدلهای سیستم بصورت مستند وجود نداشته باشد، توسعه دهنده به راحتی
می تواند فرضیات غلطی را ایجاد نماید که به تغییرات غلط در محاسبات و الگوریتم‌های کلیدی می‌انجامند. این امر می‌تواند منجر شود که سیستم، داده‌ها و نتایج ناصحیح را فراهم کند. این مساله بسیار دارای اهمیت است چرا که سازمان یک سایت هسته ای بوده و گزارش‌های مقرراتی بسیار زیاد و داده هایی را می‌بایست فراهم نماید که ارائه ناصحیح آنها به خاموشی کامل سایت می‌انجامد.
منسوخ شدگی
منسوخ شدگی نیز از مسائل پیش روی برنامه ریزی IS هستند. در مطالعه موردی تیم بررسی، به طرزی کاملا غیر منتظرانه، متوجه سیستمهای دیجیتال مهندسی و نیروگاه‌های بسیاری شد که به انتهای عمر مفید خود نزدیک می‌شدند و می‌بایست آنها را تعویض یا به روزرسانی می‌نمودند. تیم سیستم هایی را پیدا نمود که بر روی ویندوز ۳.۱ و سیستم عامل داس کار می‌کردند و از فناوری فلاپی دیسک استفاده می‌نمودند. تخصص و سخت افزار نگهداری از این سیستم‌ها در حال از بین رفتن است. زیرساخت NIST بر روی فناوری ثبت شده، استانداردسازی شده بود و این فناوری جدید نبود. محصولاتی که در بازار آزاد خریداری شده بودند جدید بودند. این امر موجب می‌شد تا برخی از محصولات جدید قادر نباشند در محیط NIST کار کنند و مهندسین می‌بایست تجهیزاتی که دارای استانداردهای قدیمی تر بودند خریداری کنند. توسعه سیستمهای جایگزینی بجای زیرساخت‌های قدیمی کار چندان خوبی نیست، در عوض بهتر است که توسعه دهندگان منتظر بمانند تا مشخص شود که زیرساخت به کدام سمت می‌رود و آنوقت برای آن زیرساخت شروع به طراحی کنند. مساله این است که NIST می‌بایست فرایندی را برای ارزیابی ادغام راه حل‌های جدید مورد نیاز مهندسی، در زیرساخت NIST ایجاد نماید و قابلیت اعتماد و انسجام زیرساخت را هم برقرار ساخته و حفظ نماید. علاوه بر این، استانداردهای تهیه فرایندها را می‌بایست برای مهندسی مجدد ایجاد نمود تا بتواند از انها در سیستم‌ها و مولفه‌های جایگزینی استفاده نماید. از سوی دیگر فقدان مستندسازی این سیستم‌ها سبب می‌شود که انتخاب و خرید، یا توسعه سیستمهای جایگزینی دشوار
میشوند. چرا که نیازمندی ها، مستندسازی نشده اند و نمی‌توان از آنها در مشخص کردن نیازهای سیستمهای جایگزینی استفاده نمود.
ایمنی
تیم تحقیق مشاهده نمود که بین سیستمهای کسب و کار که توسط NIST نگهداری می‌شدند و سیستمهای نیروگاه که به وسیله مهندسی نگهداری می‌شدند رابطه مبهم و گنگی برقرار است. اطلاعات نیروگاه به شکل روتین در شبکه‌های کسب وکار جریان دارد. فرایندهای نیروگاهی توسعه یافته اند که برای انتقال داده‌ها بر ایمیل و شبکه‌های کسب و کار تکیه دارند.
– EUC: End User Computing
NIST:National Institute of Standards and Technology
