نوشته‌ها

با تیم های مجازی در هزینه های استارتاپ صرفه جویی کنید

وقتی که یک فعالیت اقتصادی رو شروع میکنید، یکی از مهم ترین مسائل، مدیریت دخل و خرج میباشد که به عبارتی  چطور هزینه کنیم. استخدام کارمندان، مالیات، هزینه ها و صورت حساب های سالانه و … از جمله مسائلی هستند که میبایست به دقت مورد بررسی قرار گیرند. مطمئنا شما مایل هستید تا از اشخاص متخصص در فعالیت اقتصادی خود استفاده کنید که این مهم نیز با محدودیت های مالی گره خورده است. اما همیشه راه حل هایی وجود داره که میتونه به شما کمک کنه تا بخشی عمده ای از این هزینه ها رو کم کنید. گاهی در فعالیت های اقتصادی بعضی از نیاز ها به صورت رایگان بدست می آیند و یا اینکه به صورت کوتاه زمان، هزینه بر هستند. در این مطلب بیان می کنیم که چگونه استفاده از تیم های مجازی به کسب و کار نوپای شما کمک می کند.

با برنامه باشید تا به نوعی کارمندان مجازی داشته باشید

زمان بندی داشته باشید و مقید به زمان باشید. کارهای شما بسیار آسان خواهد بود وقتی که شما بدانید با چه کسانی میبایست صحبت کنید. میبایست قبل از انجاک هر کاری بدانید که در چه مکان هایی میتوانید بهترین راهنمایی ها را کسب کنید. اگر همین الان این کار را انجام دهید متوجه میشوید که خیلی زمان هم نمیبرد. وقتی که چیز جدیدی یاد گرفتین، به سرعت در لیستی به صورت فهرست وار یادداشت برداری کنید که چه چیزی را از کجا آموختید.

دو راه حل ساده برای با برنامه بودن و با برنامه ماندن

۱. صادقانه مهارت های خود را بررسی کنید. اینکه در چه کارهایی ماهر هستید و چه مهارت های را ندارید. با خودتان صادق باشید و ازعقاید دوستانتان استفاده کنید.

۲. یک شبکه ساده انسانی رو به وجود آورید و یان امکان را برای خود ایجاد کنید تا هر موقع که به نوع خاصی از مهارت نیاز داشتید، در کوتاه ترین زمان سراغ شخص مورد نظر بروید.

شبکه خود را سازماندهی کنید تا به بهترین منابع دسترسی داشته باشید.

گاهی با خود فکر می کنید که “اون فلانی کی بود که…؟”. برای اینکه اسم افراد را از یاد نبرید، یکی برنامه ساده ای وجود دارد به نام  EverNote، که به شما این امکان را میدهد که به راحتی یادداشت برداری کنید. این برنامه همچنین دارای قابلیت های دیگری هم میباشد که به صورت رایگان میتوانید استفاده کنید. به یاد داشته باشید که میبایست در کنار اسامی، مهارت آنها را ذکر کنید تا مشخص شود که آن فرد در زمان هایی به کار شما می آید. گاهی شما افراد بازنشسته ای را استخدام میکنید چرا که آنها مایل هستند که هر کاری انجام دهند تا به علت شرایطشان، فعال باشند. گاهی هم از افرادی همانند یک دفتر دار یا سرپرست استفاده میکنید که میتوانند بازدهی کار باقی افراد را بالا ببرند.

در مواقعی که میخواهید از شخصی راهنمایی بگیرید از پرسیدن سوالاتی که جوابشان بلی و خیر است بپرهیزید و سعی کنید سوالات را به صورت مطرح کنید تا جواب های مشخص و مفیدی بگیرید. همچنین، همیشه در فعالیت های اقتصادی، اموری بانکی و مالی بخشی از زمان کاری شما را به خود اختصاص میدهد که میبایست از زمان، انرژی و پول خود استفاده کنید تا به این امور رسیدگی شود. در این باره میبایست از زمان بهترین استفاده را ببرید. در این مواقع همان افراد مجازی، بیشترین خدمات را میتوانند به شما ارائه دهند. تلفن، موبایل، اینترنت و … از جمله کارمندان مجازی شما خواهند بود. مثلا سامانه Central Desktop، یکی از مواردی است که همانند یک شبکه اجتماعی خدمات متعددی را به صورت رایگان ارائه میدهد.

توجه داشته باشید که افراد فعال در یک شبکه انسانی چه رابطه ای با یکدیگر دارند، چرا گاهی این افراد قادر نیستند در مدت زمان طولانی با یکدیگر همکاری تنگاتنگ داشته باشند. حدالامکان در شروع یک فعالیت اقتصادی می بایست از افرادی استفاده شود که به صورت مداوم حقوق بگیر نیستند چرا که به شما این امکان را می دهد تا بتواندی با فراغ بال مدیریت مالی داشته باشید.

تیم مجازی

۱۰نکته برای مدیریت تیم های مجازی

این افراد به خاطر سبک کارشان، گاهی با نام “تیم های مجازی” خوانده میشوند. در این تعریف جدید، کلمه “تیم” نشانگر رسیدن به یک هدف است؛ و کلمه “مجازی” به این خاطر در نامگذاری قرارگرفته که این افراد باهم در ارتباط هستند، اما یکدیگر را ندیده اند.

در این مطلب به نکاتی برای هماهنگی این تیم های مجازی اشاره می کنیم:

تیم مجازی

  1. مشخص کردن اهداف تیم

اعضای تیم  مجازی باید بدانند که با هم روی چه هدفی کار میکنند و این موضوع را کاملا متوجه شوند. اگر تنها نقش خود را بفهمند، همیشه به صورت فردی پیش خواهندرفت.

  1. تیم بودن را به همه یادآوری کنید

اگر اعضای تیم تصورکنند که تنهایی کار میکنند، به صورت فردی عمل میکنند. اگر بدانند بخشی از یک کار تیمی هستند، انگیزه بیشتری برای انجام کار دارند و در ارتباطات تیمی فعال تر خواهندبود.

  1. ایجاد قوانین پایه

گرچه اعضای تیم ممکن است به صورت خودکار پیش بروند، با این حال باید قوانینی قابل قبول برای نوع ارتباطات و رفتار آنها تعریف شود. این موضوع در تیم های مجازی مهم تر است. قوانین پایه شامل مواردی از جمله: ساعات کاری اعضا، زمان ناهار، جلسات الزامی، و تعریف انتظارات برای تغییر ارتباطات ؛ هستند.

  1. تعیین تکنولوژی درست

احتمالا تیم های مجازی همیشه وجود داشته اند. با این حال این روند، در چند سال اخیر شدت گرفته است. این تکنولوژی نیز تنها برای تیم های مجازی کاربرد دارد. که شامل دسترسی سریع به اینترنت، کنفرانس های صوتی، تماسهای تصویری، نرم افزارهای ارتباطی، فایلهای به اشتراک گذاشته؛ میشود.

  1. یافتن فرصت ها برای اجتماعی شدن

اعضای تیم هر روز، موقعیت اجتماعی شدن را دارند. تیم های مجلزی معمولا فرصت یکسانی برای ارتباط با یکدیگر را ندارند، پس مهم است که مدیر پروژه راههایی که از طریق آن اعضا میتوانند باهم مرتبط شوند را پیداکند. که شامل جمع کردن همه اعضا در یک نشست حضوری(مانند جلسه افتتاحیه یک پروژه) میشود.

  1. به تفاوتهای فرهنگی حساس باشید

ممکن است اعضای تیم مجازی از کشورهای مختلف و با فرهنگهای متفاوت باشند، با این حال به دست آوردن نتیجه مطلوب، ممکن است. اگر مدیریت چنین گروهی در اختیار شماست، درباره چگونگی رفتار و شیوه کار آنها، اطلاعات کامل داشته باشید.

  1. ارتباط، ارتباط، ارتباط

به عنوان مدیر یک تیم مجازی باید توانایی ایجاد ارتباط بسیار بالایی داشته باشید، زیرا اگر افراد به میزان لازم توجه دریافت نکنند دچار انزوا میشوند. ایجاد ارتباط در یک تیم معمولی نیز دشوار است، بنابراین ارتباطات در تیمهای مجازی باید بسیار گسترده باشد.

  1. تنظیم اختلاف زمان

به یاد داشته باشید که چیزی که رای شما راحت است، لزوما برای دیگران نیز راحت نخواهد بود. مثلا ممکن است در پروژه ای، مدیر پروژه زمان ملاقات ها را ۹صبح تنظیم کند که برای دیگر افراد در جاهای دیگر، مستلزم بیدارماندن تا دیروقت باشد!

  1. در مدیریت بسیار سخت کوش باشید

در اختصاص دادن کار به اعضای تیم مجازی بسیار دقیق و واضح عمل کنید.همچنین باید تضمین کنید که کار به موقع انجام خواهد شد.

  1. به افراد وظایف کوتاه بدهید

نباید به افراد وظایف زیاد با امید اینکه آنرا به موقع انجام دهند، بدهید. باید کاری را با زمان ۲یا۳ هفته ای در اختیار آنها بگذارید نه با زمان ۶هفته. چون نمیدانید که در ۶هفته تکمیل میشود یا نه. سپس اگر کارها درست پیش رفت، میتوانید هر ۲هفته وظایف تازه به آنها محول کنید.