بایگانی برچسب برای: مشاوره مدیریت

دو تیم از یک دانشگاه برای انجام عمل تجزیه و تحلیل سیستمهای اطلاعاتی با مرکز Algos که یک سازمان غیر انتفاعی خیریه ی کوچک است وارد همکاری شدند. مرکز Algos به طور خاص برای یکپارچه سازی جمع آوری کمک‌های مالی مردمی و هم چنین بسته‌های نرم افزاری حسابداری یا ایجاد یک راه حل جایگزین در خواست کمک کرد. این سازمان نیازمند تولید گزارشاتی برای هیات مدیره ی خود سازمان مالی united way است و هم چنین درخواست طراحی پایگاه داده ی خانوار برای تولید آمار و پیگیری آمار خانواده هایی که از خدمات استفاده کرده اند را به گروه ارائه دادند. گروه محقق پس از تجزیه و تحلیل فرآیند‌های مؤسسه، بسیاری از مسائل زیر بنایی را که بخشی از توصیه‌های آن‌ها را به کارکنان شکل می‌دهد کشف کردند. این تجزیه و تحلیل باعث دو دست آورد شد:

• بسیاری از مشکلات را که سازمان‌های غیر انتفاعی با آن رو برو هستند را نشان می‌داد که عمده ی منابع خود را صرف فعالیت‌های حیاتی می‌کنند.
• ارزیابی این امر که مشاوره چگونه پیش رفته است تا یک سری توصیه هایی را ارائه دهند تا از پیاده سازی موفق پروژه مطمئن شوند.

سابقه ی سازمانی:

 مرکز Algos یک سازمان غیر انتفاعی خیریه است که در سال ۱۹۹۰ توسط یک فرد که کمک به خانواده‌های بی سرپرست را احساس کرد تاسیس شد. ماموریت این مرکز این است که به کودکان و نوجوانان و خانواده‌های آن‌ها از طریق کمک رسانی و آموزش و پرورش کمک کند. مدل این سازمان مدل مشابهی از مرکز DOUgy است. DOUgy اولین مرکز در ایالات متحده بود.تقریبا ۱۷۰ کودک و نوجوان و بزرگسال هر هفته در این گروه‌ها به صورت داوطلبانه عضو میشوند. این مرکز توسط ۲۵ عضو داوطلب که به عنوان هیات مدیره ی مؤسسه مشغول به کار هستند اداره می‌شود. به دلیل محدودیت تعداد کارکنان, این مؤسسه ساختار سازمانی بسیار صاف و غیر رسمی دارد. این مؤسسه متکی بر کمک‌های افراد خیر و بنیاد‌های خیریه همچون سازمان united way به منظور حمایت از بودجه ی عملیاتی خود است.

این سازمان‌ها اغلب از یک نرم افزار جمع آوری کمک‌های مالی تخصصی برای این هدف استفاده می‌کنند. این نرم افزار حسابداری باید طوری تنظیم شود که بتوان کمک‌های مالی را که برای هدفی خاص تعیین شده را نظارت کند تا تنها در همان راه خرج شوند.

هیات مدیره معمولا اطلاعات هزینه‌ها را به صورت طبقه بندی شده نیاز دارند. مانند اطلاعات حقوق، اجاره‌ها و… تا اطمینان حاصل کنند که هزینه‌ها فراتر نرود. برخی سازمان‌های مالی همچون united way و IRS یک سری الزامات برای گزارش نویسی و ثبت گزارشات مالی دارند.

آماده سازی صحنه:

جانت تاکرو کارن پاول دو استاد یک دانشگاه محلی هستند که هردو علاقه ی شدیدی به سازمان‌های غیر انتفاعی دارند، دکتر تاکر استاد MIS، متخصص تجزیه و تحلیل سیستم و دکتر پاول استاد حسابداری و متخصص سیستم‌های اطلاعات حسابداری بود. آنها یک پیشنهاد کلی برای انجام نیاز سنجی سیستم اطلاعاتی مؤسسات غیر انتفاعی ارائه کردند که شامل شناسایی مشکل یا فرصت، انتخاب پروژه، یک مطالعه ی امکان سنجی، شناسایی خطرات پروژه و توسعه ی دوره‌های عملی توصیه شده باشد. پس از یک تماس تلفنی با مدیر اجرایی نشست مقدماتی انجام شد. تاکرو پاول می‌خواستند توضیح دهند که طراحی و پیاده سازی یک سیستم جدید را پیشنهاد نمی‌کنند بلکه به جای آن می‌خواهند چگونگی جمع آوری اطلاعات، ذخیره سازی و گزارش نویسی را بدانند تا توصیه هایی را برای بهبود سیستم توسعه دهند. مدیران مؤسسه مسائلی را که در این سیستم اطلاعات با آن روبه رو هستند را توضیح دادند.

• مشکلات فراوان در گزارش گیری‌های مورد نیاز در نرم افزار جمع آوری کمک‌های مالی «پارادایم ». و نرم افزار حسابداری « Quick books».
• ناسازگاری و تناقص در وارد کردن اطلاعات به هر دو سیستم. ( به ویژه کد هزینه )
• استفاده نکردن از کامل ویژگی‌های پارادایم.
• اینکه آنها Quick books را می‌پسندند و می‌خواهند بدانند که آیا در آن ویژگی هایی هست که بتوانند از ان بهتر استفاده کنند.
• آیا راهی هست که هر دو بسته با هم به صورت یکپارچه کار کنند.
• استفاده از برنامه‌های از رده خارج شده توسط سازمان
• وارد کردن اطلاعات به هر دو سیستم
• نگرانی تولید گزارش برای هیات مدیره و united way.
• اهدا کنندگان نیازمند اطلاعات کامل در مورد نحوه ی خرج کردن این اموال هستند.
• سازمان غیر انتفاعی به اطلاعات مالی و اطلاعات برنامه برای برنامه ریزی و رشد در آینده نیاز دارد.
• طراحی پایگاه داده ی خانوار برای پیگیری جلسات و تولید آمار و آسان سازی گزارش گیری
• سازمان united way نیازمند اطلاعات در موگرافیک بود که کارکنان مرکز با کامپایل کردن آنها به صورت دستی مشکل داشتند.
• این مدیران محدودیتی در مورد خرید تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری نداشتند و از تیم محقق محرمانه ماندن اطلاعات مشتریان خود را در خواست کردند.

 شرح مورد 

جمع آوری جذب سرمایه و نیازمندی هایی نرم افزار حسابداری

تاکروپاول ابتدا با مدیر عملیاتی داون لوپز ملاقات کردند تا یک مرور کلی از نحوه ی استفاده از نرم افزار پارادایم ( نرم افزار جذب سرمایه ) و نرم افزار Quick books (نرم افزار حسابداری ) داشته باشند معاون حسابداری آلیشیا آستین، کمک‌های مالی را در پارادایم ثبت می‌کرد و سپس داون مقدار سرمایه‌های اهداشده را در Quick books وارد می‌کرد. تیم محقق متوجه شدند که نام مورد استفاده برای همان نوع اهدا در هر دو نوع نرم افزار یکسان نیست. برای مثال، در Quick books از کلمه ی « انتشارات » و در پارادایم از کلمه ی « جزوات » برای توصیف یک شیء استفاده می‌شد. در پایان ماه داون باید به طور دستی گزارشات سپرده‌های تولید شده در Quick books را با فهرست کمک‌های مالی وارد شده در گزارش پارادایم مقایسه می‌کرد و معمولا مطابقت نداشتند و او مجبور به یافتن اختلافات می‌شد. مقدار کل یک گروه از کمک‌های مالی به عنوان تراکنش واحد در Quick books ثبت می‌شد و اطلاعات افراد اهداکننده و کمک‌های مالی فردی در پارادایم به ثبت می‌رسید. افراد مسئول وارد کردن اطلاعات در نرم افزار‌ها هیچ گونه آموزش رسمی ندید بودند. مشکل دیگر که در سازمان‌های غیر انتفاعی بسیار شایع است کمبود کارکنان است. مسئله ی دیگر این بود که پارادایم تنها داده‌ها را به چند برنامه ی محدود انتقال می‌دهد. همچون D Base، ورژن‌های قدیمی EXCel و برنامه هایی که فرمت ASCII دارند و این که برای Quick books هیچ گونه امکاناتی برای انتقال داده‌ها وجود نداشت. در این میان تیم محقق دریافتند که برخی از کدهای هزینه « عمدتا » در هر دو بسته ی نرم افزاری به طور متفاوت وارد شدند به این دلیل که کارکنان با یکدیگر برای استاندارد سازی کد‌ها همکاری نکردند. در حین تجزیه و تحلیل دو گزارش تولید می‌شد:

• تقسیم بندی اهداکنندگان به دسته هایی برای تولید فهرست ایمیلی
• تجزیه و تحلیل مشارکت مردمی برای پیگیری فرآیند کمپین‌های جمع آوری کمک‌های مالی و تجزیه و تحلیل روند اهدای کمک‌های مالی.

برای تولید گزارشات به تولید query و در برخی مواقع subquery نیاز بود. در بسیاری از گزارشات خطایی دریافت می‌شد که subquery نمی‌تواند به بیش از یک سطر برگردد. در پارادایم مشکل دیگر این بود که متوجه نمی‌شدند کدام قسمت را باید چاپ کنند و مجبور بودند بسیاری از توابع به هم پیوسته را به شکل دستی انجام دهند. یکی از دیگر مشکلات که این سازمان با آن مواجه بود گم شدن ( راهنمای کاربر ) بود. در صورتی که این گونه نبود راهنمای کاربر به صورت کامل و به روز رسانی شده بر روی CD وجود داشت اما این معزل وجود داشت که اکثر سیستم‌های رایانه ای این سازمان فاقد CD – ROM بودند. از جلسات بعدی به این امر اشاره شد که این سازمان در سیستم مورد نظر خود یک دنباله ی حسابرسی نیاز دارد از شخص یا اشخاصی که به روز رسانی‌ها را انجام می‌دهند تا بدانند که چه کسی را برای ورود ضعیف اطلاعات سرزنش کنند. پس از آن در دانشگاه، تیم , query را دوباره با استفاده از کامپیوتر‌های موجود در دانشگاه راه اندازی کرد و متوجه شدند که به خوبی کار می‌کند. طی ملاقات بعدی برخی از ویژگی‌های پارادایم بررسی شد و متوجه یک ورود خطا شدند. این ورود خطا کد‌های خطا و متن SQL که با شکست مواجه شده است را نشان می‌داد. ( به عنوان مثال تلاش برای قرار دادن دو مقدار( در یک فیلد) اما هیچ کس تا کنون به این خطاها توجه نکرده بود. مدیر عملیاتی همچنین آموخت که با فروشنده تماس گرفته و اسکریپت‌های SQL را که بتوان با آنها مشکلات داده ای را برطرف کرد به دست آورد. او هم چنین بیان کرد که می‌تواند با برای پشتیبانی نامحدود تماس بگیرد و اینکه تمام به روز رسانی‌ها به همراه قرار داد پشتیبانی هستند. آموزش یک جزء اصلی در اتخاذ تکنولوژی موفق است ولی اغلب می‌تواند برای سازمان‌های غیر انتفاعی با منابع محدود اعتیاد آور باشد. زیرا پرسنل باید آموزش متقابل ببینند تا در زمانی که یکی از کارکنان آنجا نیست، دیگر کارکنان بتوانند کار او را انجام دهند. هم چنین آموزش مداوم تا در صورت به روز رسانی سخت افزار‌ها و نرم افزار‌ها و شبکه از آن بهره ی کافی ببرند.

نیازمندی‌های گزارش نویسی مرکز:

برای تولید گزارشاتی که هیات مدیره درخواست می‌کند، صندوق دار باید اطلاعات را از دو گزارش Quick books به یک صفحه گسترده ی اکسل (Excell) انتقال دهد. او باید این کار را برای تولید گزارش با فرمت دلخواه به صورت دستی انجام دهد. آن‌ها انتظار داشتند که بتوان این کار را تسهیل کرد.

هیات مدیره این گزارشات را به صورت ماهیانه که هزینه‌ها در آن طبقه بندی شده و فهرست شده است درخواست می‌کنند ( برای مثال برای حقوق، اجاره، استهلاک و تآسیسات ). این کار توانایی مدیران را برای مقایسه ی هزینه با بودجه ی موجود بهبود می‌بخشد. united way نه تنها هزینه‌های طبقه بندی شده عملکردی را بلکه هزینه‌های مدیریت را نیز لازم دارد تا از مخارج برنامه متمایز شود. هم چنین که با افزایش اتکا به کمک‌های مالی، در آینده ی نزدیک، مرکز نیاز به شروع پیگیری استفاده از بودجه ی محدود به هدف در طی سال مالی خواهد داشت. که هیچ کدام از کارکنان مرکز نمی‌دانستند که این کار چگونه در Quick books انجام می‌شود.

پروژه ی پایگاه داده ی خانوار:

 این مرکز به یک پایگاه داده ی خانوار نیاز دارد زیرا سازمان united way به بسیاری از اطلاعات در موگرافیک در مورد مشتریان مرکز احتیاج دارد , همچنون سن، قومیت و…. در این مرکز فرمهایی وجود دارد که فاقد چند ویژگی بودند , برای مثال ( قومیت ) و اینکه بسیاری اطلاعات در آن وجود داشت همچون (درآمد )ولی پر نمی‌شد. آنها شرحی از انواع اطلاعاتی را که می‌خواستند در پایگاه داده وجود داشته باشد را ارائه دادند. برخی از اطلاعات مورد نظر داده هایی را نیاز داشت که سازمان به درستی جمع آوری نکرده بود. هم چنین تیم تحقیق مهارتهای طراحی پایگاه داده ی داون و مدل داده ای اولیه او را که به بیان خود از کلاس‌های آنلاین Access مایکروسافت نمره ی A را گرفته بود ارزیابی کردند. با این حال مفهوم کلید خارجی برای او جدید بود. این پایگاه داده‌ها برای پیگیری حضور در جلسات گروه‌های مختلف مورد نیاز بود هم چنین مرکز می‌خواست که تماس‌های دریافتی با استفاده از پایگاه داده پیگیری شوند. هیچ گونه سیاستی برای اینکه تا چه مدت این اطلاعات نگهداری شوند وجود نداشت. پاملا راسل مسئول هماهنگی خانواده فهرستی از تماس‌های دریافتی را ثبت و نگهداری کرده بود. اما به دستور مرکز تنها یک عمل را بررسی می‌کرد. ( تماس‌های دریافتی ). برای مثال اگر او اطلاعاتی را برای یک تماس گیرنده فرستاده و یک ارجاع خارجی فراهم آورده بود او تنها می‌توانست یکی از آن نتایج را انتخاب کند. در پایان هر ماه اقدامات مختلف را شمارش می‌کند و سپس آن‌ها را برای سال مالی جمع می‌زند.

 چالش‌ها و مشکلات فعلی پیش روی سازمان:

 با توجه به تعداد مسائل فن آوری که تیم محقق پیدا کردند، بسیار تحت تاثیر این امر قرار گرفتند که چگونه مرکز توانسته عملیات خود را در حال اجرا و هموار نگه دارد. آنها بیشتر زمانی تحت تاثیر قرار گرفتند که دیدند مرکز از چه سخت افزاری استفاده می‌کند. سرور فایل یک کامپیوتر اهدایی بود که مدام با کمبود فضا مواجه می‌شد. اکثر ابزار‌های این مرکز اهدایی بود. این مرکز با منابع و کارکنان محدود به سادگی و در حالت فقط “کار را راه انداختن با تکنولوژی موجود ” عمل می‌کنند. عمده چالشی که اکثر مشاوران را با سازمان‌ها غیر انتفاعی مواجه می‌کند این است که آنها با فرهنگی مواجه می‌شوند که در آن سازمان‌ها به تغییر خود در تکنولوژی بسنده می‌کنند. کارکنان برنامه ای برای تحقیق هدف‌ها نداشتند برخی از این هدف‌ها به معنی تغییرات اساسی در فرآیند‌های کسب و کاری سازمان است. آیا این مرکز برای این تغییرات آماده است ؟ این تیم تحقیق باید به شکل تسهیل شده توصیه‌های خود را منعکس سازند. به هر حال جای تعجب بود که به جای نقش سنتی آنها به عنوان طرفداران سازمان‌های غیرانتفاعی، عملکرد مشاوره ای به عنوان عوامل تغییر بر روی پیاده سازی فن آوری تمرکز دارد. آیا موقعیت آنها به عنوان تسهیل کننده تطابق خوبی برای مشتری با حالت” سازگاری” داشت ؟ آیا آنها مشاوران مؤثری برای مرکز Algos تا به امروز بودند ؟ چگونه در آینده می‌توانند برای مرکز مفید باشند ؟